בעסק הממוצע, פעילות המשרד והמזכירות נמצאת בלב העניינים. זהו ה"צומת" המרכזי, אשר דרכו מתנהל הכול. אך בכדי להפיק את התועלת מכך, יש להשקיע בתשתית מסוימת וכמובן גם בכוח אדם מתאים. כך שמחד יש כאן תועלות רבות וגם חיוניות – לא ניתן באמת לוותר על פעילות זו. אך מאידך, זה לא מגיע בחינם. האם ישנה דרך לייעל זאת, מבלי להתפשר על האיכות והתועלות? מסתבר שאכן, יש כיום אלטרנטיבה מעניינת ויעילה מאוד – שירותי משרד ושירותי מזכירות במיקור חוץ. במה מדובר? כיצד זה עובד בפועל? מדוע עסקים רבים בישראל בוחרים בשירותים אלה? ומה החשיבות המיוחדת, של בחירת ספק איכותי?
שירותי משרד ומזכירות – במה מדובר?
מיקור חוץ של שירותים שנים בעסק, הוא מצב שבו צורכים שירותים אלה מספק מרוחק. כלומר, ספק חיצוני לוקח על עצמו חלק מהפעילות, שהוא לרוב חלק שאיננו בליבה העסקית שלכם. כך קורה, גם לגבי שירותי משרד ומזכירות במיקור חוץ. הכול ממשיך לתפקד כרגיל, אך המזכירות נמצאת בפועל אצל הספק המרוחק. מתקשרים מולה (העסק עצמו וכל גורם אחר) באמצעי התקשורת הרגילים, כאילו מדובר בסניף מרוחק. כלומר, באמצעות הטלפון (וניתן להקצות למטרה זו מספר טלפון ייעודי) והאינטרנט. באמצעות שירות של עוזרת אישית במיקור חוץ, מזכירה וירטואלית או מזכירה במיקור חוץ, משיגים יתרונות רבים וחוסכים במשאבים. השירותים כוללים סיוע בביצוע מנהלות ומשימות שוטפות, עבודה מול ספקי העסק ולקוחותיו וגורמי חוץ נוספים ובעצם, כל מה שעושה מזכירות רגילה. זה עשוי להתבטא אפילו כסיוע במשימות מיוחדות של העסק, כגון פעילויות שיווק (למשל טיפול בלידים).
היתרונות הרבים של שירותים אלה
שירותי מזכירות במיקור חוץ מספקים קודם כל חסכון משמעותי במשאבים. זה הוא סוג תועלות, אשר מתבטא מיידית. אין צורך במקום עבור מזכירות בתוך העסק ולא בהעסקת עובדים שכירים למטרה זו. נחסך הצורך בעמדת מזכירות מצוידת, בהוצאות חשמל, טלפוניה, תחזוקת ושדרוג המחשב ועוד. זה מבחינת תועלת מיידית, כבר בשלב הראשון. בהמשך, העסק נהנה מגמישות השרות. הוא יכול לשכור שירותים אלה, בכל היקף שלו הוא זקוק. אם מתכננים למשל פעילות שיווקית זמנית, אשר אמורה לגרום לגל פניות טלפוניות לעסק, האם תגייסו רק לשם כך מזכירה נוספת בחצי משרה זמנית? קל ופשוט הרבה יותר, לשכור שעות עבודה נוספות, משירות מזכירות במיקור חוץ. גם התשלום עבור השרות יהיה בהתאם. כעת העסק ימצא שהוא חסך משאבים חשובים – בכסף, זמן וכוח אדם ושניתן להפנות אותם למטרות אחרות, חשובות יותר. העסק יהיה גם פשוט וקטן יותר מבחינה אדמיניסטרטיבית ופישוט הדברים תמיד מתקבל בברכה. כמו כן, שירותי מזכירות מתאימים לעסקים במגוון מצבים מיוחדים. למשל עסק חדש שעובד מהבית או עסק בתהליכי התרחבות מהירים.
חשיבות הספק האיכותי
הספק ממנו צורכים שירותים כאלה, חשוב ביותר. זאת, מאחר שמדובר בכל זאת בהיבט מרכזי ואפילו קריטי של פעילות העסק. שירותי המזכירות הם "צוואר בקבוק" לתהליכי עבודה רבים, שחייבים להתנהל ביעילות ובאמינות. רמת השירות חייבת להיות גבוהה באופן קבוע ולכן, בחירת ספק שירותים כאלה צריכה להתבצע בתשומת לב רבה. אמינות, מקצועיות, אינטראקציה יעילה ומקצועית מולכם הן כמה דוגמאות, לנקודות מרכזיות שתרצו לבדוק לעומק בהקשר זה. כמובן, מזכירות שלא נמצאת בתוך העסק שלכם, היא מזכירות שאתם פחות רואים מקרוב את אופן התפקוד שלה. זהו עוד היבט שמוסיף חשיבות לבחירת הספק הזהירה.
לסיכום
כפי שהבנתם, זהו עולם חדש של שירותי מזכירות! לכן, כדאי לעסקים להכיר אותו וגם לנסות.
